SAP S/4HANA for Tax
herausforderungen & chancen.
Die Steuerabteilung steht vor verschiedenen Herausforderungen in Bezug auf Prozesse, deren Qualität und die Verfügbarkeit steuerlich relevanter Daten im SAP ERP-System:
Komplexe Prozesse
Steuerprozesse können aufgrund der Komplexität der Steuergesetze und -vorschriften in verschiedenen Ländern und Regionen äußerst anspruchsvoll sein. Die Steuerabteilung muss sicherstellen, dass alle steuerrelevanten Prozesse korrekt durchgeführt werden, was Zeit und Ressourcen erfordert.
Manuelle Dateneingabe
Die manuelle Erfassung und Verarbeitung von steuerrelevanten Daten kann fehleranfällig sein und zu Inkonsistenzen in den Berichten führen. Dies kann zu Problemen bei der Steuererklärung und -berichterstattung führen.
Datensilos
In einigen Fällen können steuerlich relevante Daten in verschiedenen Abteilungen und Systemen isoliert sein, was die Konsolidierung und den Zugriff auf die benötigten Informationen erschwert.
Verzögerter Zugriff
Wenn die steuerlich relevanten Daten nicht in Echtzeit verfügbar sind, kann dies zu Verzögerungen bei der Berichterstattung führen und die Fähigkeit der Steuerabteilung beeinträchtigen, schnell auf Veränderungen zu reagieren.
Fehlerhafte Daten
Fehler in den Stammdaten oder fehlerhafte Buchungen können zu falschen Steuerberechnungen führen und die Genauigkeit der steuerlichen Berichte beeinträchtigen.
Komplexe Steuerberechnungen
Steuerberechnungen können aufgrund verschiedener steuerlicher Bestimmungen und Regelungen äußerst komplex sein. Es kann schwierig sein, alle relevanten Faktoren in die Berechnungen einzubeziehen und gleichzeitig Compliance sicherzustellen.
Integration von Änderungen
Wenn sich die Steuervorschriften ändern, ist es wichtig, dass diese Änderungen schnell und korrekt in den SAP-Systemen umgesetzt werden. Eine unzureichende Integration von Änderungen kann zu Fehlern und Compliance-Risiken führen.
Automatisierung
Eine unzureichende Automatisierung der steuerlichen Prozesse kann zu zeitaufwändigen manuellen Aufgaben führen und die Effizienz der Steuerabteilung beeinträchtigen.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ist es wichtig, dass Unternehmen in moderne Technologien und Tools investieren, die die Prozesse automatisieren, die Integration verbessern und die Datenqualität erhöhen. Durch den Einsatz von Lösungen wie SAP S/4HANA können Unternehmen die Effizienz und Genauigkeit der steuerlichen Prozesse verbessern und eine fundierte Entscheidungsfindung in der Steuerabteilung fördern. Eine gut integrierte und automatisierte SAP-Landschaft kann dazu beitragen, die Herausforderungen der Steuerabteilung zu bewältigen und die Compliance zu gewährleisten.
unsere beratung.
DO WHAT YOU LOVE.
Unsere Beratungsleistungen konzentrieren sich auf die Identifikation, Definition und Umsetzung der relevanten steuerlichen Anforderungen für Eure SAP-Systeme.
Wir legen besonderen Wert auf die Optimierung der folgenden Bereiche:
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Datenanforderung
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Customizing
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Prozesse
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Reporting
Ob Ihr eine SAP S/4HANA Transformation durchführt oder Eure bestehenden SAP-/ERP-Systeme aktualisiert (Refresh), steht unser Team gerne zur Verfügung.
Unsere umfassenden Leistungen beinhalten die Konzeption von Business Blueprints, Global und Local Templates sowie die Evaluierung der technischen Umsetzung und Services.
Wir unterstützen Euch während der Implementierungsphase und begleiten das Testmanagement inklusive Schulungen.
Vertraut auf unsere Expertise, um steuerliche Prozesse in Eure SAP-Landschaft zu integrieren und somit Eure Unternehmenseffizienz zu steigern. Kontaktiert uns und entdeckt, wie wir Euch bei der erfolgreichen Umsetzung Eurer Ziele unterstützen können.
Artikel SAP S/4TAX
aus Rethinking 1/2023:
Retroperspektive SAP S/4TAX
von Stephanie Henseler
Artikel Plastiksteuer
aus Rethinking 5/2023:
Herausforderung Plastiksteuer
von Tim Nowroth
fields of play.
UmsatzsteuerDie Umsatzsteuer muss als transaktionale Steuer in allen relevanten Geschäftsprozessen berücksichtigt werden. In SAP S/4HANA können die Umsatzsteuerprozesse besser im operativen Geschäft verankert werden, die Datenqualität kann verbessert und die Datengranularität erhöht werden. So kann der gesamte umsatzsteuerliche End-to-End Prozess unterstützt werden. Die Umsatzsteuerfindung wird auf Basis der relevanten umsatzsteuerlichen Geschäftsvorfälle abgebildet. Die Definition und Abbildung der relevanten umsatzsteuerlichen Sachverhalte in SAP (Geschäftsvorfallsmatrix) sind daher Grundlage eines Implementierungsprojektes und sollten entsprechend gestaltet werden. Eine Steuerfindung auf Basis einer solchen Geschäftsvorfallsmatrix ermöglicht es, in der Zukunft Systemeinstellungen leichter anpassen zu können und eine passgenaue Steuerfindung im aktuellen SAP-S/4HANA-System zu erreichen. Somit werden die Datenqualität und -granularität sichergestellt, damit die umsatzsteuerlichen Melde- und Reportingprozesse möglichst automatisiert und standardisiert umgesetzt werden können. Relevante Themen sind hier u.a.: Steuerkennzeichenkonzepte, Entscheidung bzgl. verfügbaren Funktionalitäten in SAP S/4 HANA (Steuermeldedatum, Werke im Ausland), Business Partner Konzept, Materialstammdaten, Rechnungsstellung, Reporting etc.
Direkte SteuernSAP S/4HANA kann auch für die direkten Steuern die Basis für ein hochautomatisiertes ertragsteuerliches Reporting und Abbildung der Meldeprozesse führen. Somit kann die Steuerfunktion über die Integration der hieraus resultierenden Anforderungen einen entsprechenden Beitrag zu einer datenbasierten agierenden Steuerfunktion leisten. Im Bereich der direkten Steuern kann SAP helfen die nachfolgenden Tätigkeiten und Aufgaben zu unterstützen: • Unterstützung der Jahresabschlusserstellung im Rahmen des Tax Reportings • Erfüllung steuerlicher Erklärungspflichten (Abgabe von Körperschaft- und Gewerbesteuererklärungen einschließlich Steuerbilanzen in elektronischer Form) • Management steuerlicher Betriebsprüfungen (BP) • Überwachung ertragsteuerlicher Risiken im Rahmen des Tax Compliance Managements durch prozessintegrierte/ERP-basierte Kontrollen • Erfüllung von Steuerabzugsverpflichtungen im laufenden Geschäftsbetrieb Relevante Themen sind hier u.a.: Chart of Account (Kontenplan), Konteneinstellungen (A-Segment, B-Segment), Ledger Konzept (parallel / extension ledger, Steuerbilanz, Tax Tagging etc.
VerrechnungspreiseDas Universal Journal in SAP S/4HANA vereint in einer gemeinsamen Bewegungsdatentabelle als zentralen Datenpool alle relevanten transaktionalen Daten aus Finance und Controlling. Die enge Integration von FI und CO kann bei der Operationalisierung von Verrechnungspreisen helfen. Datenanalyse und Datenvisualisierung unterstützen bei Meldeverpflichtungen wie Country-by-Country Reporting und bei der Verrechnungspreisdokumentation (z. B. zur Erstellung der Transaktionsmatrizen). Die Integration der verrechnungspreisrelevanten Anforderungen an SAP S/4HANA kann somit den Lebenszyklus der Verrechnungspreise unterstützen. Neben den transaktionalen Daten der Buchhaltung sind hierfür auch die Gesellschaftsstammdaten von Relevanz. Relevante Themen sind hier u.a.: Geschäftspartnerkonzept, Pflege Partnergesellschaft als zentraler Parameter der Stammdaten (VBUND), Chart of Accounts (Kontenplan), Tax Tagging, Identifikation von zusätzlichen Datenfeldern zur Clusterung der transaktionalen Daten etc.
QuellensteuerDie erweiterte Quellensteuerfunktionalität in SAP unterstützt die prozessualen Anforderungen der Quellensteuer im Unternehmen. Mit der Erweiterten Quellensteuer können sowohl die kreditorische als auch die debitorische Quellensteuer abgebildet werden. Zu den wesentlichen Aufgaben, die im Bereich Quellensteuer z. B. auf der Eingangsseite bearbeitet werden, zählt in den Geschäftsprozessen (im Wesentlichen innerhalb der Procure-to-Pay Prozesse) zunächst die Beurteilung von Sachverhalten auf etwaige Quellensteuerabzugsverpflichtungen, um hieraus die korrekte Steuerfindung in SAP S/4HANA mit Wahl der korrekten Quellensteuertypen bzw. Quellensteuerkennzeichen (Steuerfindung) ableiten zu können. Darauf aufbauend, können die in SAP S/4HANA zur Verfügung stehenden Daten für den steuerlichen Meldeprozess abgefragt und die Meldungen zur Quellensteuer erstellt, geprüft und zur Übermittlung an die Finanzbehörden finalisiert werden und gleichzeitig die Steuerbescheinigungen für die Gläubiger ausgestellt werden. Zudem kommt die Funktionalität auch bei der prozessualen Abbildung der Bauabzugsteuer und Steueroasen (Steuereinbehalt bei Black List Ländern) zum Einsatz. Relevante Themen sind hier u.a.: Aktivierung der erweiterten Quellensteuerfunktionalität, Geschäftspartnerkonzept, Prozessuale Anforderungen an den P2P-Prozess, Pflege von Materialien und Freistellungsbescheinigungen (Gültigkeiten) etc.
Pillar 2Mit den Anforderungen durch Pillar 2 soll eine globale Mindestbesteuerung aller Unternehmensgruppen mit mind. 750 Mio. Euro Jahresumsatz sichergestellt werden. Ziel der Implementierung ist es somit, den internationalen Steuerwettbewerb zu begrenzen und folglich eine erweiterte Steuergerechtigkeit zu schaffen. Dabei spielen die sog. Global Anti-Base Erosion (GloBE) Rules spielen eine bedeutende Rolle. Die GloBE Rules stellen sicher, dass große multinationale Unternehmen ein Mindestmaß an Steuern auf das erzielte Einkommen zahlen. Innerhalb von SAP S/4HANA ist somit ebenfalls sicherzustellen, dass die aus Pillar 2 resultierenden Anforderungen berücksichtigt und umgesetzt werden. Hier sind grundlegende Einstellungen / Anforderungen innerhalb des SAP Core zu berücksichtigen (Datenqualität und -granularität), sowie darüber hinaus Lösungen wie SAP Analytics Cloud (SAC) und/oder SAP Profitability and Performance Management (PaPM) zu validieren.
PlastiksteuerMit der Plastiksteuer rückte eine neue Abgabe in das Blickfeld der Steuerabteilungen. Eine Plastiksteuer ist eine Steuer oder Abgabe, die auf die Herstellung, den Verkauf oder die Verwendung von Plastikprodukten erhoben wird. Das Hauptziel einer solchen Steuer ist es, den Verbrauch von Plastikprodukten zu reduzieren und Anreize für umweltfreundlichere Alternativen zu schaffen. Plastiksteuern werden oft als Instrumente zur Bekämpfung von Umweltproblemen im Zusammenhang mit Plastikmüll und der Verschmutzung von Meeren und anderen Ökosystemen eingesetzt. Die genaue Ausgestaltung einer Plastiksteuer kann von Land zu Land variieren. In einigen Fällen werden Steuern auf bestimmte Plastikprodukte wie Einwegplastiktüten, Plastikflaschen oder Verpackungen erhoben. Die Höhe der Steuer kann ebenfalls unterschiedlich sein und kann entweder auf das Gewicht, das Volumen oder den Verkaufspreis der Plastikprodukte basieren. Mit Blick auf die Plastiksteuer stellt sich die Herausforderung für die Steuerabteilung jedoch etwas komplexer dar. Die Informationen aus der Buchhaltung helfen hier nur teilweise weiter. Dazu fehlt es an einer grenzüberschreitenden Harmonisierung der Plastiksteuer. Zur Vereinheitlichung bedarf es folgender Informationen: • Identifizierung der relevanten Plastikbestandteile in den Stammdaten und Stücklisten • Gewicht der relevanten Plastikbestsandteile • Menge der in das jeweilige Land in Verkehr gebrachten Plastikbestandteile Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten die Anforderungen innerhalb von SAP umzusetzen. Neben dem SAP Core gibt es zudem bereits spezielle Lösungen der SAP für die Abbildung der Anforderungen - SAP Recycling Administration (SAP REA) und SAP Responsible Design and Production (SAP RDP). Die Lösungen unterstützen insbesondere bei: • Abbildung der relevanten Stammdaten – Artikel, Verpackungen, Fraktionen, Single Use Plastic, Recycled Plastic, Ausnahmen etc. • Möglichkeit zur Datenintegration non-SAP Systeme • Berücksichtigung relevanter Geschäftsvorfälle, d.h. Produktion und Import, Ausschluss Export mit Integration in die SAP Vertrieb, Einkauf, Materialwirtschaft. • Unterstützung gesetzlicher Verpflichtungen zum Reporting • Integration in die SAP Module: SD Preisfindung, SAP CO Controlling und FI Finanzen
SAP Document and Reporting ComplianceMit SAP Document and Reporting Compliance (kurz SAP DRC) wurde das Advanced Compliance Reporting (ACR) als Teil von DRC ersetzt. Mit SAP DRC werden steuerliche Berichtsanforderungen und externe Meldeverpflichtungen sichergestellt. Dabei unterstützt die SAP mit angepassten, rechtskonformen Berichten – mit Blick auf die jeweils gültige Rechtslage (unter Berücksichtigung einer Entwicklungs-Roadmap der SAP). SAP DRC liefert den Unternehmen eine umfassende Lösung für das Compliance-Reporting. Sie stellt eine zentrale Lösung zur Erfüllung aller Arten von gesetzlichen Anforderungen, von elektronischen Geschäftsdokumenten in Echtzeit bis hin zu gesetzlich vorgeschriebenen Berichten, dar. Somit kann SAP DRC als single point of truth für globale Reporting- und Melderverpflichtungen verwendet werden. Insbesondere vor dem Hintergrund der standardisierten und automatisierten Berichtsanforderungen und der anstehenden Änderungen und neuen Verpflichtungen aus den neuen ViDA Bestrebungen (VAT in the digital age), werden zentrale Reportingplattformen immer wichtiger. Wir unterstützen bei der Validierung von SAP DRC (technisch, funktional, Länderabdeckung) und bei der Implementierung inkl. Testing. Zur erfolgreichen Nutzung von SAP DRC ist es unerlässlich sich um die steuerlichen Anforderungen im Rahmen des SAP S/4HANA Projektes im Core Gedanken zu machen und die Umsetzung sicherzustellen (z.B. korrekte Umsatzsteuerfindung in SAP S/4HANA, Quellensteuerfunktion etc.).
Business Process Management (Tax CMS)Als Basis für die SAP S/4HANA Transformationen werden alle relevanten operativen Prozesse aufgenommen (Soll-Definition) und über standardisierte Dokumentationsmethoden abgebildet. Hier kommt meistens die Notationssprache Business Process Model and Notation (BPMN) zum Einsatz. Die Prozesse werden innerhalb eines Prozesshauses aufgebaut. Basis dieses Prozesshauses ist die sogenannte Business Process List, welche die Struktur und Hierarchie der Prozesse vorgibt. Im Rahmen der SAP S/4HANA Projekte werden meistens Prozesse in dem Detaillierungsgrad Level 1 bis Level 3 aufgenommen (in manchen Fällen auch bis Level 5). Die steuerlichen Aspekte finden sich in dem Zusammenhang in zwei unterschiedlichen „Kategorien“ wieder. Zum einen werden die steuerlichen Reportingprozesse (z.B. E-Bilanz, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung, Verrechnungspreisdokumentation etc.) innerhalb Record-2-Report verankert. Zum anderen, haben auch die operativen Business Prozesse steuerliche Implikationen (z.B. die Steuerfindung innerhalb von Purchase-2-Pay oder Order-2-Cash). Folglich muss steuerlich sichergestellt werden, dass die operativen Prozesse ebenfalls gesichtet und auf steuerliche Relevanz geprüft werden (Tax Tagging der Prozesse). Diese Prozesse sollten auch inhaltlich validiert werden um den steuerlichen Input innerhalb der BPMN-Prozesse zu hinterlegen. Nur so kann sichergestellt werden, dass das Gesamtprojekt über die relevanten steuerlichen Parameter und Anforderungen informiert ist und die Steuerabteilung auch im Rahmen der Workshopplanung für diese Prozesse Berücksichtigung findet. Die Prozessdokumentation bietet am Ende einen perfekten Grundstein für ein prozessuales Tax Compliance Management System (Tax CMS). Da das SAP-Projekt alle relevanten Geschäftsprozesse dokumentiert, können diese Prozesse somit auch für das Tax CMS verwendet werden. Natürlich ist hier darauf zu achten, inwieweit das Level der Prozessdokumentation (also der definierte Detaillierungsgrad) für Tax CMS Zwecke ausreichend ist. Gegebenenfalls sind hier weitere Informationen bzw. tiefere Prozesslevel relevant, welche für diese Zwecke separiert erstellt werden müssten.
ReportingSAP bietet den Anwendern neue Reportingmöglichkeiten. Durch SAP S/4HANA sind die Fachbereiche dazu eingeladen mit ihren Reportinganforderungen in SAP Standardfunktionalitäten abzubilden. Hier können beispielhaft SAP Analytics Cloud oder auch SAP Profitability and Performance Management genannt werden. Daher ist es sinnvoll bereits zu Beginn der SAP S/4HANA Transformation im Gesamtprojekt nachzufragen, wie die Reportingstrategie des Gesamtunternehmens in Zukunft ausschaut. Unter Berücksichtigung dieser Rahmenparameter können sodann auch steuerliche Anforderungen hinsichtlich möglicher Use Cases für diese Reportinglösungen durchdacht und konzipiert sowie umgesetzt werden. Gerne unterstützen wir bei der Use Case Definition und Validierung sowie Vorstellung der einzelnen Lösungen im Steuerbereich.
VerfahrensdokumentationSAP S/4HANA Transformation folgen agilen Projektmethodiken (agiles Projektmanagment). Dabei werden fachliche Anforderungen meist über einzelne Tickets / User Stories an das Gesamtprojekt adressiert und entsprechend umgesetzt und getestet. Bis zu einem gewissen Grad gibt es zudem funktionale Requirement-Documents und die Definition von verpflichtenden Grundlagen – sogenannten Key Design Documents (KDD). In den meisten SAP S/4HANA Projekten fehlt es jedoch an einer ausreichend tiefgehenden Dokumentationen der steuerlichen Prozesse und Systemeinstellungen aus steuerlicher Sicht. Dies ist insbesondere daher von Relevanz, da diese steuerlichen Systemeinstellungen im Rahmen einer Verfahrensdokumentation nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) entsprechend zu dokumentieren sind. Aus diesem Grund ist es wichtig ein zentrales steuerliches Dokument zu erstellen (Business Blueprint Tax) und vorzuhalten, indem alle bereits erfolgten Dokumentationsbestandteile aus der SAP S/4HANA Transformation und dem Umsetzungsprojekt zusammenfügt und ggf. ergänzt (Fit-Gap). Bestandteil der Dokumentation sollten ebenfalls die relevanten steuerlichen Prozesse darstellen (nicht nur die Record-2-Report Prozesse sondern auch die operativen Prozesse mit steuerlichem Bezug). Dieser sogenannte Business Blueprint ist sodann fortlaufend zu pflegen und aktuell zu halten. Er ist folglich fester Bestandteil der Wartungs-/Update - und Anforderungsprozesse auch nach dem initialen Transformationsprojekt.
