Umsatzsteuer
herausforderungen & chancen.
Die Digitalisierung der Umsatzsteuerfunktion bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Compliance zu verbessern.
Prozessautomatisierung
Mit Hilfe moderner Technologien wie Tax Engines oder SAP DRC können Unternehmen ihre Umsatzsteuerprozesse weitgehend automatisieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Genauigkeit der Umsatzsteuerberechnung und -berichterstattung.
ERP-Systemwelt
Die Einführung neuer Technologien und Prozesse kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn es um die Integration mit bestehenden ERP-Systemen geht. Die Umstellung auf moderne ERP-Systeme wie SAP S/4HANA erfordert erhebliche Anpassungen und ein gutes Projektmanagement.
Komplexe Umsatzsteuerfindung und regulatorische Anforderungen
Das deutsche Umsatzsteuerrecht ist durch nationale und EU-Regelungen geprägt, was die Steuerfindung, komplex macht. Gleichzeitig führt die Digitalisierung der Umsatzsteuerfunktion zu steigenden regulatorischen Anforderungen, darunter Echtzeit-Datenaustausch, nationale E-Invoicing-Systeme und Digitales Meldesystem (DMS) sowie elektronische Betriebsprüfung. Umso wichtiger wird es die Datenqualität bereits bei der Verbuchung sicherzustellen, um die relevanten Reportingaktivitäten auf gesicherten Daten aufbauen zu können.
Historisch gewachsene Prozesse und Systemeinstellungen:
Viele Unternehmen haben mit veralteten und ineffizienten Umsatzsteuerprozessen zu kämpfen, die eine Digitalisierung und Optimierung erschweren. Hinzu kommt, dass oftmals die vollständige Transparenz der umsatzsteuerlich relevanten Geschäftsvorfälle (Transaktionsmatrix) nicht gegeben ist.
Zeitaufwändige Compliance-Aktivitäten
Compliance-Aufgaben binden regelmäßig Ressourcen und Kapazitäten im Unternehmen, was insbesondere bei wiederkehrenden Tätigkeiten zeit- und kostenintensiv sein kann. Hinzu kommt, dass manuelle Tätigkeiten im Rahmen der Compliance fehleranfällig ist und somit auch aus Tax CMS Gesichtspunkten weitesgehend standardisiert und automatisiert werden sollte. Dies auch vor dem Hintergrund der näher kommenden Reportinganforderungen (ViDA).
unsere beratung.
DO WHAT YOU LOVE.
In der sich stetig verändernden digitalen Umsatzsteuerlandschaft sind wir Euer verlässlicher Partner. Wir bieten Euch neben der klassischen steuerlichen Beratung umfassende Unterstützung zur Optimierung Eurer umsatzsteuerlichen Prozesse und Systeme, sowie laufende Projektbegleitung zu umsatzsteuerlichen Themen in SAP S/4HANA (und anderen ERP-Systemen z.B. Dynamics 365 Finance). Zudem haben wir uns auf die Auswahl und Implementierung von unterschiedlichen Tax Engines spezialisiert (und verfügen über die relevanten Zertifikate). Darüber hinaus begleiten wir Euch bei der Umsetzung zukünftiger Anforderungen im Rahmen der EU-Initiative "VAT in the Digital Age".
Da die Umstatzsteuerprozesse heutzutage meistgehend automatisiert ablaufen (z.B. implementierte Steuerfindung) wird die Dokumentation dieser steuerlichen Systeme und Einstellungen mit Blick auf die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentationen (nach GoBD) immer wichtiger. Wir unterstützten Euch bei der Konzeption und Erstellung Eurer Verfahrensdokumentationen (inkl. Design des Erstellungs- und Udateprozesses - z.B. via Sharepoint und Workflows).
Unsere Experten stehen Euch mit ihrer Erfahrung und Expertise zur Seite, um die Herausforderungen der Digitalisierung der Umsatzsteuerfunktion zu meistern und die damit verbundenen Chancen voll auszuschöpfen.
Unsere Zertifikate für
Tax Engines:
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ProzessberatungBei der Prozessberatung steht die Optimierung der steuerlichen Prozesse im Vordergrund. Mit Hilfe der Business Process Model and Notation (BPMN) werden die Prozesse visualisiert und dokumentiert. BPMN ist ein Standard zur Modellierung von Geschäftsprozessen und ermöglicht eine klare und verständliche Darstellung. Durch die Verwendung von BPMN wird eine gemeinsame Sprache geschaffen, die das Verständnis und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Stakeholdern erleichtert. Die Dokumentation der Prozesse mit BPMN unterstützt die Identifikation von Verbesserungspotenzialen und erleichtert deren Umsetzung.
GeschäftsvorfallsmatrixHäufig besteht Unsicherheit über die bestehenden umsatzsteuerlich relevanten Geschäftsvorfälle im Unternehmen. Hier setzt die Unterstützung bei der Konzeption und dem Aufbau einer Geschäftsvorfallsmatrix an. Diese dient der Definition und Abbildung der umsatzsteuerlich relevanten Sachverhalte und stellt gleichzeitig die Grundlage für die zu erstellende Steuerfindung dar. Beispielhafte Vorgehensweise: • Identifizierung der operativen Geschäftsprozesse des Unternehmens • Umsatzsteuerliche Beurteilung nach Parametern wie z.B.: • leistendes / empfangendes Unternehmen • Buchungskreis • Kurze Beschreibung des Geschäftsvorfalls • Werk • Materialbeschreibung • Materialklassifikation • ... Auf dieser Basis wird über das Customizing eine passgenaue Umsatzsteuerfindung für alle Fallkonstellationen / Geschäftsvorfälle abgebildet. Die Geschäftsvorfallsmatrix sorgt somit für Transparenz und Sicherheit bei der umsatzsteuerlichen Behandlung aller Geschäftsvorfälle.
ComplianceIn der immer komplexer werdenden Steuerlandschaft spielt die Erfüllung der umsatzsteuerlichen Meldepflichten eine entscheidende Rolle. Dazu gehören neben den Umsatzsteuererklärungen und Voranmeldungen auch weitere Meldepflichten wie die Zusammenfassende Meldung, Intrastat und weitere länderspezifische Meldepflichten wie das Standard Audit File for Tax (SAF-T). Die korrekte und fristgerechte Erstellung dieser Meldungen trägt wesentlich zur Sicherstellung der Compliance und zur Vermeidung von Strafzahlungen bei. Die Expertise und Erfahrung in diesem Bereich gewährleistet eine zuverlässige und effiziente Abwicklung der umsatzsteuerlichen Meldepflichten.
Umsatzsteuer in SAP S/4HANA Unterstützung bei der Umsetzung umsatzsteuerlicher Themen im Rahmen von SAP S/4HANA Implementierungs- oder Transformationsprojekten. Dies kann sowohl als verlängerter Arm der Steuerabteilung, als PMO oder als Teil bestehender Projektteams erfolgen. Mit unserer umfangreichen Expertise im Bereich Umsatzsteuer in SAP S/4HANA unterstützen wir euch vom ersten Tag an und helfen, die richtige Sprache für das Projekt oder den Implementierer zu finden. Zu den regelmäßig betreuten Themen gehören unter anderem: • Einheitliches Steuerkennzeichenkonzept • Pflege der zugehörigen Steuerkonten • Kunden- & Lieferantenklassifikation • Definition und Einrichtung umsatzsteuerrelevanter Konten • Sachkonteneinstellung B-Segment (Steuerkategorie, Buchen ohne Steuer erlaubt) • Partnerrollen & USt-ID im Geschäftspartner Darüber hinaus wird die Durchführung einer Vorstudie vor einer möglichen Migration von SAP R/3 bzw. SAP ECC auf SAP S/4HANA angeboten. Damit wird sichergestellt, dass alle umsatzsteuerlichen Anforderungen von Anfang an berücksichtigt werden.
VAT Health Check Im Rahmen des VAT Health Checks werden die bestehenden umsatzsteuerlichen Prozesse gemeinsam validiert und möglicher Optimierungsbedarf aufgezeigt. Die Arbeitsergebnisse werden auf Basis einer Ergebnisdokumentation zur Verfügung gestellt, die jeweils konkrete Umsetzungsvorschläge zu den identifizierten Themen enthält. Somit bietet der VAT Health Check nicht nur eine Überprüfung der aktuellen umsatzsteuerlichen Prozesse, sondern liefert auch individuelle Lösungsansätze für mögliche Schwachstellen und unterstützt dabei, umsatzsteuerliche Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern.
Data Analytics Mit zunehmenden regulatorischen Anforderungen an Echtzeit-Datenaustausch und elektronische Audits wächst die Bedeutung von Datenanalytik in der Umsatzsteuer-Compliance und -Berichterstattung. Traditionelle, manuelle Datenüberprüfungen und die Abhängigkeit von ERP-Systemen sind oft nicht ausreichend, da sie möglicherweise keine detaillierten, nicht-transaktionalen Daten erfassen oder nicht flexibel genug für komplexe Lieferketten sind. Viele ERP-Systeme sind zudem nicht standardmäßig konfiguriert, was zu Datenlücken führt. Durch die Integration von automatisierter Datenanalytik in den Umsatzsteuer-Compliance-Prozess lassen sich diese Probleme lösen. Sie sichert nicht nur die Integrität der eingereichten Daten, sondern gewährleistet auch die Echtzeit-Compliance mit Umsatzsteuer-Standards. Zwei Schlüsselmethoden der Analytik sind dabei automatische Korrekturregeln, die Fehler automatisch beheben und fehlende Elemente ergänzen, sowie Fehlererkennungsregeln, die potenzielle Probleme identifizieren. Viele Unternehmen setzen derzeit manuelle Analysen um oder nutzen eigenständige Tools, die sich nicht in Umsatzsteuer-Berichtslösungen integrieren lassen oder keine automatisierte Fehlererkennung ermöglichen. Eine effiziente Lösung sollte jedoch in bestehende ERP-Systeme integriert werden, den Analyseprozess automatisieren, Umsatzsteuerkenntnisse zur Datenvalidierung und -vervollständigung nutzen, alle Transaktionen analysieren und eine Prüfspur erstellen, indem Änderungen und Korrekturen dokumentiert werden. Nur durch die Automatisierung der Datenanalytik als integraler Bestandteil des Umsatzsteuer-Compliance-Prozesses kann den neuen Anforderungen an Echtzeit-Berichterstattung und elektronische Audits Rechnung getragen werden.
VAT in the Digital Age Die „VAT in the Digital Age“ bedeutet eine grundlegende Transformation der Umsatzsteuerprozesse für jeden Steuerpflichtigen. Sie bringt neue Herausforderungen und Chancen mit sich, insbesondere in Bezug auf grenzüberschreitende digitale Meldeverfahren wie das Digitale Meldesystem (DMS) und nationale E-Invoicing-Systeme. Ein zentraler Aspekt dieser digitalen Transformation ist die Rechnungsstellung auf Einzeltransaktionsebene. Unternehmen müssen nun in der Lage sein, innerhalb weniger Tage nach Ausstellung einer Rechnung eine Steuererklärung abzugeben. Darüber hinaus ist die Verwendung eines standardisierten Rechnungsformats verpflichtend. Dies erfordert eine umfassende Überarbeitung bestehender Prozesse und Systeme, einschließlich der Konsolidierung verschiedener Datenquellen, der Anpassung von Korrekturläufen und der Pflege von Stammdaten. Für Unternehmen, die SAP einsetzen, kommt eine weitere Komplexitätsstufe hinzu: Sie müssen sich mit dem neuen SAP DRC-Modul vertraut machen und dessen Einführung erfolgreich managen. Um diese Herausforderungen bestmöglich zu meistern, ist ein systematisches Vorgehen erforderlich. Dazu gehören ein von der Steuerfunktion gesteuertes Projektmanagement, die Klärung der Prozessverantwortlichkeiten im Unternehmen und die Abstimmung mit den Toolanbietern für Steuerermittlung, Reporting und Fakturierung. Die Umsetzung der " VAT in the Digital Age" ist eine umfangreiche Aufgabe, die eine effektive Koordination, die Zusammenarbeit funktionsübergreifender Teams und den gezielten Einsatz von Technologie erfordert. Mit der richtigen Unterstützung und Expertise kann die digitale Transformation der Umsatzsteuerfunktion jedoch erfolgreich umgesetzt werden.
Tax Engine Die Implementierung einer Tax Engine ist ein komplexer Prozess, der fundierte Beratung erfordert. Unsere Aufgabe ist es, Unternehmen bei der Modernisierung und Anpassung ihrer Steuerprozesse zu unterstützen, insbesondere im Zusammenhang mit der Migration auf neue ERP-Systeme wie SAP S/4HANA. Dabei nehmen wir aktiv am Planungs- und Implementierungsprozess teil, um einen einheitlichen Ansatz zu fördern. Eine Tax Engine ist ein cloudbasiertes Servicemodell, das die Umsatzsteuerermittlung steuert und kontinuierlich an die globalen steuerlichen Rahmenbedingungen angepasst wird. Sie fungiert als flexible Lösung, die auf sich ändernde regulatorische Rahmenbedingungen reagieren kann, ohne dass Änderungen an den unternehmenseigenen Systemen vorgenommen werden müssen. Der Einsatz einer Tax Engine ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftstätigkeit auf neue Märkte auszuweiten und gleichzeitig eine effiziente und rechtskonforme Steuerermittlung sicherzustellen. Wir unterstützen bei der Auswahl und Implementierung der geeigneten Tax Engine, die aus einer Reihe renommierter Anbieter ausgewählt werden kann: • Vertex Inc. - O-Series, • Thomson-Reuters - ONESOURCE Indirect Tax Determination und • Sovos - VAT-Determination Unser Ziel ist es, eine effiziente und gesetzeskonforme Steuerfindung zu gewährleisten, die zur Optimierung der Geschäftsprozesse beiträgt.
Verfahrensdokumentation Die Erstellung einer vollständigen und umsatzsteuerlich konformen Verfahrensdokumentation kann eine Herausforderung sein. Mit der richtigen Verfahrensdokumentation können jedoch Geschäftsprozesse optimiert und die Compliance verbessert werden. Wir unterstützen Sie bei der Erstellung eines so genannten Business Blueprint. Dieser umfasst alle steuerlichen Themen und bildet die technische Systemdokumentation ab. Dabei gehen wir strukturiert und methodisch vor, um sicherzustellen, dass alle relevanten steuerlichen Aspekte abgedeckt werden. Dies umfasst unter anderem die Umsetzung und Pflege der umsatzsteuerlich relevanten Themen, wie z.B. Steuerkennzeichen, Steuerklassifikation für Material und Kunde als Grundlage für die Steuerfindung sowie steuerliche Ausprägungen des Geschäftspartners. Der Business Blueprint bietet einen systematischen Überblick über alle umsatzsteuerlich relevanten Prozesse und ermöglicht so eine effiziente und transparente Dokumentation. Auf diese Weise kann eine Compliance sichergestellt werden, die dem Unternehmen Sicherheit gibt und es vor potenziellen Risiken schützt.
Reporting SAP DRC + Other (inkl. Vendor Selection) Die Lösung SAP Document & Reporting Compliance (DRC) stellt die neue Berichtswelt in SAP S/4HANA dar. SAP DRC teilt sich in die zwei Bereiche Externes Meldewesen und Verarbeitung elektronischer Dokumente (e-Invoicing). Die bisher bekannten und vielfach genutzten ABAP-Berichte (z.B. RFUMSV00 für die Umsatzsteuervoranmeldung) gehören daher bald der Vergangenheit an und werden durch entsprechende FIORI-Apps ersetzt. Im Bereich e-Invoicing generiert DRC auf Basis von vorhandener Kundenaufträge die Rechnungen in den entsprechenden elektronischen Formaten (z.B. XML gem. EN-16931). Wir unterstützen euch bei der Validierung eines Einsatzes von SAP DRC in eurem Unternehmen und bei dem Aufbau entsprechender Berichtsprozesse.
